Улучшение взаимодействия в офисе

По мере разрастания офиса процесс оповещения сотрудников о важнейших событиях и организации совещаний затрудняется. Некогда групповое планирование доставляло немало забот главе офиса. Сеть поможет согласовать работу офиса с помощью приложений электронной почты или средств группового планирования.
Без этих средств организация собраний учреждения превращается в кошмар, когда организатор пытается рассортировать личные расписания сотрудников, чтобы выбрать подходящее время для встречи. Приложения группового планирования намного упрощают эту задачу. Идея такова: каждый служащий вводит в программу-календарь (calendar program) личное расписание, которое может просмотреть только он сам или избранные сотрудники. Все личные расписания сохраняются в центральной базе данных. Когда вы хотите назначить собрание, вы вводите имена приглашенных сотрудников и время. Если все перечисленные сотрудники в указанное время свободны, программа-планировщик (scheduling software) известит вас об этом. В противном случае, она сообщит о наличии конфликта и укажет, с кем именно. Затем, в зависимости от программы, может предложить первый же интервал времени, когда все необходимые сотрудники будут свободны.
После этого, назначив время, вы можете с помощью программы-планировщика разослать всем приглашенным уведомления по электронной почте, указав дату и время совещания.
Электронная почта может принести значительно больше пользы, чем планирование совещаний. Пожалуй, в настоящее время она - самое "вездесущее" сетевое приложение. И хотя избыточный сетевой трафик, генерируемый электронной почтой, может вызывать раздражение, она неоценима как быстрый метод принятия оперативных решений и планирования личных встреч. Электронная почта очень проста и удобна. Людям, которые слишком заняты, чтобы выкраивать время для личных встреч, программа-планировщик не нужна. Почта позволяет быстрее рассмотреть проблему и, к тому же конфиденциальна.
Если босс зайдет в вашу комнату, это заметит каждый, но если он пошлет вам сообщение по электронной почте, в котором просит зайти для оценки ваших успехов, об этом никто не узнает. Таким образом, офисная электронная почта удобна для любых сообщении, требующих относительной конфиденциальности распространения, либо краткости.
Другое преимущество электронной почты перед телефонной связью и личными встречами заключается в том, что большинство приложений электронной почты позволяют вкладывать в сообщения бинарные файлы. Например, вы можете послать кому-нибудь файл для просмотра со своими комментариями, причем отдельно от самого документа.
Получатель сообщения может просто открыть файл и прочитать его, либо отредактировать содержимое файла. Такой метод рассылки бинарных файлов подобен совместному использованию файла в сети, однако имеет преимущества.

• В сообщении электронной почты вы можете указать на какие-либо неточности в данных или указать на важность передаваемой информации.
• Вы можете убедиться в приеме получателем необходимого файла и не беспокоиться, что он по ошибке откроет не тот файл.
• Вам нет нужды заботиться об установке соответствующих разрешений на доступ к файлу или назначать пароли, поскольку копия отосланного файла поступит только к получателю сообщения электронной почты.
• Вы можете отсылать файлы людям, с которыми не поддерживаете связь через локальную сеть, например тем, с кем вы можете связаться только через Internet.

Одним словом, локальная сеть - лучшее, что можно сделать для связи в офисе и совместного использования информации. 

Смотрите также

Разработка и реализация плана архивирования
Недавно я беседовала со знакомым консультантом. Сейчас он помогает создавать сеть в фирме, которая традиционно использовала в делопроизводстве бумажные документы. В тоже время он устанавливает также ...

Подключение сетевого диска
Некоторые программы MS Windows, работающие с файловыми ресурсами других сетевых компьютеров (например, сетевая версия бухгалтерского пакета «1С») требуют, чтобы физический диск или дисковы ...

Основные сетевые компоненты
Итак, мы, надеюсь, убедили вас - и ваш офис вступит в двадцать первый век, связав все компьютеры сетью. Вы знаете, что для этого необходимы компьютеры, и уже приобрели их. Какое же оборудование нужн ...